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YouCanBook.Meで日程調整に完全勝利した件

日程調整が多く、時間がとられるので、日程調整を自動化したい!!

その悩み、解決します。

当記事の内容

  • youcanbookmeとは?
  • カスタマイズ方法①:基本設定
  • カスタマイズ方法②:フォーム設定
  • カスタマイズ方法③:通知設定
  • 課題について

Youcanbookme とは?

一言でいうと、日程調整自動化してくれるマンです。 全部英語(一部日本語対応)なのは少々ネックですが、まあ使ってみましょう。

 

Microsoft 365でログインしていきます。

これがDashboard。私の場合、打ち合わせと採用面接の2つにフォームを分けています。

予約フォームにアクセスすると、カレンダーが表示されるので、 こちらから日程を選択してもらいます。

日程を選択すると、フォームに飛びます。予約者にはこちらを入力してもらいます。

これで終わり。予約者とわたしに確認メールが届き、わたしのoutlookの予定表に自動で登録されます。 予約者もこの画面から普段使っているカレンダーに予定を連携することができます。

予約完了後、予約者に届くメールがこちら。

予約者側の操作は至ってシンプルです。

General

タイトルとコメントを設定していきます。 わかりやすく、会社名を記載。フォーム名を決めてお好みのコメントを入力してください。写真も設定すると尚良しです。

Calendar&Terms

連携するカレンダーを設定する画面です。複数カレンダーがある方は設定してください。

Times&Availability

Availability

勤務の開始時間とお休みを設定します。 開始時間と終了時間を決めてCopy to allを押すすべての曜日に反映されます。
実はFindTimeというツールも試しましたが、すべての曜日に対して同じ時間をコピーするってのができなくて、却下。

 

Duration&Display

ここの設定をしっかりしておかないと、予定がびっちりで移動時間がなくなります・・・笑

  • Grit display
    相手に選択してもらう時間帯の表示単位を設定します
  • Booking duration
    打ち合わせの長さを設定します
  • Padding
    打ち合わせと打ち合わせの間のバッファを作ります
    Grit displayとPaddingは連動しているので、
     例えば、Grit displayに30minを設定するとPaddingも30min単位になります。

Booking Form

予約フォームのカスタマイズができます。 それぞれの質問のタイプを設定していきます。

Questions 

フォームに入力したい質問のタイプを選択します。
{COMPANY}などはShorthand code(=短縮コード)で定義しておけば通知の際に予約フォームで入力した内容を指定できます(詳しくはNotificationで)

 

After Booking


フォームに入力完了後の画面を作っていきます。
デフォルトだとすべて英語で入力されているので、日本語での案内にしました。

{FNAME}様
お打ち合わせ日程を以下で承りました。
{START}.

この予約が自動で追加されていない方は、以下のリンクから予定表に追加することができます。
{ADD-TO-GOOGLE} {ADD-TO-MSLIVE} {ADD-TO-ICS}

 

Notifications

通知メッセージはデフォルトがすべて英語なので、きちんと設定しないと英文のメールが飛んでしまいます。。。
日本語で文面を設定していきます。先程予約フォームで設定した短縮コードがここで出てきます。

  1. 予約完了後の通知メール

  2. リスケジュールの通知メール

  3. キャンセルの通知メール

  4. リマインドの通知メール

  5. 打ち合わせ後の通知メール

予約完了後の通知メール

フォームを入力したあとに自分と予約者に確認メールが飛びます。 自分への通知は日時が分かればいいので、デフォルトのままです。
 全画面共通になりますが、When will this email be triggered?で何分後にこの通知を出すかも指定できます。

私は予約者へのメッセージを以下のように設定しています。

{FNAME}様
お世話になります。すみきちです。
日程のご入力ありがとうございます。
お打ち合わせ日時は {START}で承りました。
お打ち合わせの所要時間は: {DURATION}を予定しています。

ご入力頂いた内容は以下になります。
{FORMFIELDS}

このイベントが自動的にカレンダーに追加されていない場合は、以下のリンクを使用して追加することができます。

{ADD-TO-GOOGLE} {ADD-TO-MSLIVE} {ADD-TO-ICS}

キャンセル、リスケジュールは以下からお願いいたします。
{CANCEL}
{RESCHEDULE}

リスケジュールの通知メール

  1. 予約者がリスケした場合

  2. 私がリスケした場合

の2パターンがあります。こちらについても1.予約者がリスケした場合の通知メールは英語でもいいので、 2.私がリスケした場合の画面をお見せします。
ここに関しては一度電話 or メールで事前に連絡してからになるかと思います。

{FNAME}様
お打ち合わせの日程をリスケジュールさせていただきましたので、
お知らせいたします。ご確認いただければと思います。

キャンセルの通知メール

リスケと同様なので、割愛。

リマインドの通知メール

ここのWhen will this email be triggered?はお好みで。 わたしは1日前にしています。

お世話になります。すみきちです。
先日お約束頂きました、
お打ち合わせ日時が近づいて参りましたので
ご連絡致しました。

お約束通り、{START}でお願いいたします。
当日、お会いできることを楽しみにしております。

キャンセル、リスケジュールは以下のリンクからお願いいたします。
{RESCHEDULE}
{CANCEL}

打ち合わせ後の通知メール

打ち合わせ内容によって、内容を変えているので取り急ぎ失礼します的な内容にして、まずお礼の連絡。
その後、打ち合わせの内容を交えたメールを送っています。

{FNAME}様
お世話になります。すみきちです。

本日はお忙しいところ、
貴重なお時間を頂戴し、誠にありがとうございました。

お打ち合わせでのご説明でご不明点などございましたら、
ご連絡いただければ幸いでございます。

略儀ながらまずはお礼まで申し上げます。

カレンダーへの予約情報の表示

ここでカレンダーにどういった情報をいれるか、表示させるかを設定していきます。 

タイトルはデフォルトの設定だと、Booked:{FNAME}{EMAIL}となっていて、 以下のように表示されてしまいます。誰との予定なのか見にくいですね・・・

そこで、Booked:{FNAME}{EMAIL}{COMPANY} {FNAME} に変更。 

採用の予約フォームはどの媒体からエントリーのあった誰さんかわかったほうがいいので、 {COMPANY} 応募 {FNAME}として以下のような表示にさせています。

運用指定から約半年経ちましたが、めちゃくちゃ便利です。日程調整が多数発生するような営業や採用担当の方にはピッタリのツールです!
すみきちは課金済で、約1000円/月で日程調整が楽になるならいいかなと思っています。

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